5 Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit mit Office 365

COVID-19 zeigt uns eiskalt auf, wo wir als Unternehmen schon moderne und ortsunabhängige Arbeitsmodelle unterstützen und wo noch Nachholbedarf besteht. Eine Herausforderung für IT-Organisationen und alle Menschen, die sich nun neu organisieren müssen.

Von zu Hause oder unterwegs zusammenzuarbeiten, sich digital auszutauschen anstatt sich direkt in die Augen zu schauen, Aufgaben und Herausforderungen gemeinsam meistern, obwohl man weit voneinander entfernt ist. Für viele eine völlig neue Situation.

Dabei gibt es Tools und Werkzeuge, die uns dabei helfen. Hersteller wie Microsoft bieten cloud-basierte Anwendungen für genau solche Situationen. Einige Möglichkeiten um mit diesen Werkzeugen zu arbeiten möchten wir hier vorstellen. 

Wir stellen am Ende dieses Beitrags einige Links bereit, in denen Sie mehr über die genannten Tools und deren Benutzung erfahren können. 

Möglichkeit 1

Nutzen Sie Teams für die Kommunikation in der Krise

Richten Sie ein Team ein, in dem Sie die neuesten Informationen und Anweisungen zum Umgang mit COVID-19 veröffentlichen. So können Sie zentral und schnell wichtige Informationen an die gesamte Belegschaft verteilen.

In eigenen Kanälen können Sie außerdem einen Raum für Diskussionen und Fragen geben. Gemeinsam schaffen Sie so einen Raum um Fragen, Sorgen, Ängste, Ideen und Neuigkeiten auszutauschen um diese Situation gemeinsam zu meistern. 

Möglichkeit 2

Organisieren Sie Ihr Team virtuell, um remote zu arbeiten

Nutzen Sie die Möglichkeiten von Microsoft Teams um digital zusammenzuarbeiten. Tauschen Sie sich über Chat Unterhaltungen und Online Anrufe aus, teilen Sie Dokumente in Teams und Kanälen und arbeiten gemeinsam daran. Laden Sie bei Bedarf externe Partner als Gäste ein und erweitern so den Kreis der Zusammenarbeit.

Alle wichtigen Informationen, Dateien und Unterhaltungen sammeln Sie auf diese Weise an einem zentralen Ort, der optimal für die Arbeit von unterwegs, aus dem Home Office oder wie gewohnt aus dem Büro verfügbar ist. 

Möglichkeit 3

Führen Sie Meetings und Workshops online durch

Mit Hilfe von Microsoft Teams, OneNote und Planner bringen Sie Meetings ganz einfach in die virtuelle Welt. Die notwendigen Tools können Sie einfach in der Office 365 Cloud bereitstellen und nutzen. 

Microsoft Teams bietet Ihnen umfangreiche Audio- und Video-Funktionen. Teilen Sie zusätzlich Ihren Bildschirm, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder nutzen Sie die neue Funktion Whiteboard, um digitale Whiteboards zu erstellen.

Nutzen Sie Videoübertragungen um trotz der Entfernung bekannte Gesichter zu sehen und zumindest einen Teil der gewohnten Zusammenarbeit wieder herzustellen. 

Möglichkeit 4

Protokolle, Notizen und Ideen digital sammeln

Verwenden Sie OneNote, um ganz einfach Protokolle zu Ihren Besprechungen zu erfassen. Sammeln Sie dort auch Ideen oder Notizen und teilen diese mit anderen.

Gemeinsam schaffen Sie so einen zentralen Ort für Ihre Ergebnisse. Alle Teammitglieder können schnell und einfach darauf zugreifen und mitarbeiten.

Brainstorming, kreatives Arbeiten und digitale Skizzen können Sie ebenso leicht erstellen und schaffen somit weitere Möglichkeiten um gemeinsam tolle Ergebnisse und Ideen zu erarbeiten. 

Möglichkeit 5

Koordinieren Sie Team-Aufgaben über örtliche Grenzen hinweg

Microsoft Planner bietet Ihnen einen zentralen Ort für die Verwaltung von Aufgaben im Rahmen Ihres Teams. Sie können Aufgaben in Buckets  sammeln und wichtige Informationen wie Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten hinterlegen. Alles im Stile eines Kanban Boards.

Pflegen Sie Beschreibungen, Verantwortliche sowie Zieltermine und halten diese einfach nach. So bleibt alles unter Kontrolle, auch unter Quarantäne.

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